Der Nutzen eines Enterprise Wikis

8. Mai 2010 von wanoola

Wikis werden in Unternehmen immer häufiger eingesetzt. Sogar ganze Intranets werden heutzutage bei kleineren Firmen und Mittelständlern auf Basis eines Wikis realisiert. Grund genug das Thema ausführlicher unter die Lupe zu nehmen.

Was sind die entscheidenden Vorteile für den Einsatz eines Enterprise Wikis?

Vom Grundgedanken her sind Wikis für die einfache, schnelle und gemeinsame Erstellung von Texten gedacht. Durch die rasante Entwicklung der Technologie sind die Einsatzbereiche von Wikis im Unternehmenskontext allerdings wesentlich vielfältiger geworden. Dies hängt natürlich maßgeblich von der eingesetzten Software und dem dazugehörigen Change Management ab. Daraus ergeben sich für Unternehmen jeder Größenordnung jede Menge Chancen.

Enterprise Wikis eignen sich zum Beispiel hervorragend für…

  • …ein Projektteam zur Projektdokumentation, -organisation und teilweise auch zur Projektplanung.
  • …die Organisation eines Bereiches oder einer Abteilung. Von der Darstellung des Bereiches über die Bereitstellung von Dokumentenvorlagen bis hin zur Urlaubs- und Abwesenheitsplanung ist hier alles denkbar.
  • …den Aufbau von themenspezifischen, unternehmensinternen Wissenspools. Beispiele hierfür sind Wikis zur Sammlung von eingekaufte Studien, Analysen, Abschlussarbeiten von Studenten und vor allen Dingen das gesammelte Know-How und die Lessons Learned aus abgeschlossenen Projekten. Ein „Unternehmens-Wikipedia“ ist mit Sicherheit für fast jedes Unternehmen hilfreich. Eine Knowledge-Base speichert das dokumentierte Wissen der Mitarbeiter nachhaltig im Unternehmen und sorgt dafür, dass das Wissen mit dem Ausscheiden eines Mitarbeiters nicht verloren geht, sondern der Firma dauerhaft an zentraler Stelle erhalten bleibt.
  • …die gemeinsame Erstellung von Handbüchern in verteilten Teams. Dies können beispielsweise technische Dokumentationen oder strategische Handbücher sein.

Die hier aufgeführten Anwendungsbeispiele sollen die Einsatzmöglichkeiten von Enterprise Wikis aufzeigen. Natürlich kann argumentiert werden, dass Netzlaufwerke genauso geeignet sind, allerdings sind Netzlaufwerke einzig für die Bereitstellung von Dateien gedacht. Ein Enterprise Wiki bietet viele weitere Vorteile.

Viel wichtiger als die Use-Cases sind beim Einsatz eines Enterprise Wikis allerdings die Argumente für die produktivere Arbeitsweise der Mitarbeiter:

  • Ein Versionschaos von Dateien entfällt bei der Arbeit mit einem Wiki. Bei der Arbeitsweise mit E-Mails wird ein Arbeitsstand einer Datei per E-Mail an mehrere Mitarbeiter verschickt. Dabei kommt es vor, dass Mitarbeiter am gleichen Dokument offline parallel arbeiten. Früher oder später weiß aber keiner mehr, wer den aktuellen Arbeitsstand hat. Bei der Arbeitsweise mit einem Wiki kann der Link zu der versionierten Datei in einer E-Mail verschickt werden.
  • Die Arbeitsweise mit einem Wiki ist wesentlich transparenter als die herkömmliche Arbeitsweise mit E-Mails. Man stelle sich vor, dass während eines laufenden Projekts ein neuer Mitarbeiter das Team bereichert. In einem Wiki kann direkt der aktuelle Arbeitsstand mit Bearbeitungshistorie abgerufen werden. Das Weiterleiten von zig subjektiv „wichtigen“ E-Mails entfällt.
  • Durch einen zentralen Speicherort für Dateien entstehen keine Datensilos wie bei E-Mail-Postfächern oder zugriffsbeschränkten Netzwerkordnern. Informationen stehen an einem zentralen Ort bestenfalls weltweit über das Internet zur Verfügung (Authentifizierung vorausgesetzt) und sind – ganz dem Enterprise 2.0-Gedanken entsprechend – für alle Mitarbeiter des Unternehmens einsehbar. Sensible Daten müssen natürlich geschützt werden, was im Unternehmenskontext sehr oft vorkommt und einen Berechtigungsmechanismus daher unabdingbar macht.
  • Ein weiteres Beispiel ist das Erstellen von Protokollen während eines Meetings. Die Regel in vielen Unternehmen ist, dass ein Protokollant die wichtigsten Infos, ToDos, Beschlüsse etc. auf seinem Notizblock notiert, anschließend elektronisch aufbereitet und per E-Mail verschickt. Es ist viel effizienter das Protokoll direkt online in einem Wiki bereits während eines Meetings via Notebook und Internet-Anbindung mitzuschreiben. Der Mitarbeiter muss im Nachhinein keine Arbeitszeit investieren.

Die dargestellten Use-Cases und Vorteile sind nur einige ausgewählte Beispiele.

In meinem nächsten Beitrag werde ich über die Einführung von Enterprise Wikis in Unternehmen schreiben.


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