Die Einführung eines Enterprise Wikis

15. Mai 2010 von wanoola

Nachdem in diesem Posting bereits einige Vorteile und Anwendungsbeispiele genannt wurden, geht es nun um die erfolgreiche Einführung von Wikis in Unternehmen.

Allein mit der Installation und Bereitstellung einer Wiki-Software durch die IT-Abteilung ist es bei weitem nicht getan. Damit ein Enterprise Wiki erfolgreich eingeführt werden kann, müssen im Vorfeld einige wichtige Fragen beantwortet und verschiedene Konzepte erarbeitet werden.

Zielsetzung

Zu Beginn muss klar definiert werden, welcher Zweck mit der Einführung eines Wikis verfolgt werden soll. Während einige Unternehmen die bestehende IT-Infrastruktur um ein Collaboration-Tool ergänzen möchten, geht es bei anderen um den Aufbau einer unternehmensinternen Knowledgebase und wieder andere möchten vielleicht sogar das bestehende Intranet durch eine Social Software ablösen und auf diese Weise ein Intranet 2.0 aufbauen. Das einzuführende Wiki-System muss klar zu bestehenden Lösungen positioniert und abgegrenzt werden, damit es bestehende Systeme nicht kannibalisiert und der Verwendungszweck für die Benutzer eindeutig ist.

Einführungsstrategie

Ein Unternehmen muss sich für eine geeignete Einführungsstrategie entscheiden. Dabei kann die Einführung sowohl Top-Down als auch Bottom-Up erfolgen. Beim Top-Down-Ansatz wird die Einführung durch das Top-Management initiiert und aktiv unterstützt. Beim Bottom-Up-Ansatz wird die Nutzung der neuen Software meist durch einen bestimmten Bereich oder eine Abteilung forciert. Welcher Ansatz erfolgreicher ist, wird beispielsweise von Prof. Dr. Joachim Niemeier in diesem Blog-Posting diskutiert.

Zuständigkeiten

Hat sich ein Unternehmen für den Einsatz eines Enterprise Wikis entschieden, sollte zu Beginn feststehen,  welche Abteilungen welche Aufgaben übernehmen. Oft ist ein bestimmter Fachbereich der Auftraggeber, der die fachlichen Anforderungen definiert. Die interne IT-Abteilung oder ein externer Dienstleister nimmt diese fachlichen Anforderungen auf und übernimmt die technische Umsetzung. Darüber hinaus sollte sich ein Unternehmen frühzeitig überlegen, welche weiteren Abteilungen in den Einführungsprozess eingebunden werden. Für unternehmensinterne Vermarktungszwecke sollte beispielsweise die Kommunikationsabteilung eingebunden werden. Auch der Betriebsrat sollte vor der Einführung eines Enterprise Wikis rechtzeitig informiert werden, damit es nach dem Rollout nicht zu bösen Überraschungen kommt.

Software-Evaluation

Nachdem die fachlichen Anforderungen definiert sind, muss ein Unternehmen die geeignete Wiki-Software auswählen. Neben den fachlichen Anforderungen spielen weitere strategische und technische Faktoren eine wichtige Rolle bei der Wahl einer geeigneten Software. Als Stichworte seien beispielsweise Software-Lizenzen, IT-Sicherheit, Skalierbarkeit, Single Sign On, LDAP-Anbindung, freie oder proprietäre Software, internes oder externes Hosting etc. genannt. Ratsam ist die Erstellung einer Scorecard, auf der sämtliche entscheidende Parameter gelistet und gewichtet werden. Anschließend werden die unterschiedlichen Systeme anhand der Parameter bewertet.

Wurde eine geeignete Software ermittelt, sollte ein Unternehmen zunächst mit einer kleinen geschlossenen Benutzergruppe die Software in einer Pilotphase ausgiebig testen. Für die Pilotphase empfiehlt sich oft eine extern gehostete Lösung, da hierdurch interner Aufwand für Installation, Betrieb etc. entfällt und meist schneller gestartet werden kann.

Notwendige Konzepte

Damit ein Enterprise Wiki langfristig erfolgreich und reibungslos betrieben werden kann, ist die Ausarbeitung einiger Konzepte vor dem unternehmensweiten Rollout zwingend notwendig. Neben einem Rollen- und Rechtekonzept müssen beispielsweise ein Betriebskonzept, ein Schulungskonzept und ein Supportkonzept ausgearbeitet werden. In einem meiner nächsten Blog-Postings Der Betrieb eines Enterprise Wikis werde ich näher auf diese Konzepte eingehen.

Change Management

Bei einem Enterprise Wiki handelt es sich um eine Social Software im Unternehmenskontext. Enterprise 2.0 Experte Dr. Willms Buhse schreibt auf seiner Webseite:
„Die Einführung von Social Software und Web 2.0-Technologien bedeutet vor allem einen Wandel der Unternehmenskultur. Technologie kann ein effektives Werkzeug sein, doch maßgeblich ist das Miteinander der Menschen.“
Deshalb ist eine hierarchiefreie Kommunikation innerhalb eines Wikis eine wichtige Voraussetzung für den Erfolg. Außerdem ist es wichtig, dass die Nutzung von Führungskräften vorgelebt wird. Selbstverständlich sind im Unternehmen viele Informationen nicht für alle Augen bestimmt, aber es sollte großen Wert darauf gelegt werden, dass möglichst viele Informationen für alle Mitarbeiter sichtbar sind. Auf der einen Seite führt dies zu einem Kontrollverlust, aber auf der anderen Seite kann sich die kollektive Intelligenz im Unternehmen dadurch erst entfalten. Größtmögliche Transparenz fördert eine offenere Unternehmenskultur.

Um Quick Wins zu erzielen, ist es hilfreich begeisterte Führungskräfte und Mitarbeiter mit geeigneten Anwendungsszenarien zu identifizieren. Gemeinsam sollten diese Szenarien mit den Fachbereichen umgesetzt werden. Diese Quick Wins lassen sich als erste Erfolgsstories gut über die interne Kommunikation vermarkten.

Rollout-Strategie

Sind sämtliche Fragen beantwortet und die notwendigen Konzepte erstellt, muss sich ein Unternehmen nur noch für eine geeignete Rollout-Strategie entscheiden. Generell kann zwischen einem Soft Launch und der Einführung mittels Big Bang gewählt werden. Sollte sich ein Unternehmen bei der Einführungsstrategie für den Bottom-Up-Ansatz entschieden haben, ist ein Soft Launch nicht unüblich. Beim Soft Launch gibt es keine große Einführungsveranstaltung oder teure Promotionaktionen. Vielmehr setzt diese Strategie auf den viralen Effekt, d.h. die Mitarbeiter sind von den Vorteilen der neuen Software derart überzeugt, dass sich das Enterprise Wiki per Mundpropaganda im Unternehmen verbreitet. Wurde als Einführungsstrategie der Top-Down-Ansatz gewählt, findet der Rollout meist mit einem Big Bang statt.


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